各学院：

  为进一步完善我校科研项目档案管理规范，根据2025年经济责任审计整改工作要求，需对我校2020—2025年获批立项且结项的科研项目档案进行整理归档，现将档案完善工作通知如下：

  一、档案存档内容

  1.立项材料：立项文件或立项证书。

  2.过程性材料：项目主管单位要求开展中期检查的项目，还需要提供中检材料。

  3.结项材料：结项报告或结项审批书、结项成果、结项证明或结项证书。

  二、档案完善范围

  1.2020—2025年立项且结项的所有科研项目（见附件1）。

  2.2020—2025年立项且结项项目档案一览表中（附件1），打√表示该材料科研处已存档；打×表示该材料科研处未存档，需项目负责人提供。  

  三、档案完善要求

  1.每个已结项项目的档案须对照台账表里的材料要求，逐一梳理并按要求提交。如某项材料因时间久远遗失导致无法提供，项目负责人需提交情况说明，本人签字后学院盖章，情况说明将作为支撑材料一起放进档案袋存档。

  2.项目结项成果为专著的，需提供已出版的专著，如无原件，可提供专著的清稿；项目的项成果为论文的，需提供论文的封面+目录+正文+底页的复印件（电子档需合成为一个pdf文档）；项目的结项成果为研究报告的，需提供研究报告的正文，如获得签批或采纳的，还需提供相关的证明。项目的结项成果为动画片或雕塑等其他形式，且无法提供的，附上成果证明。提交的结题成果与办理结题的成果保持一致。

3.此次档案整理，将收集项目的立项、结项的完整材料，一个项目一个档案袋，移交至学校档案馆保存，作为以后巡视、审计的重要凭证，各学院要高度重视，组织和指导项目负责人完成材料的提交。

四、其他要求

各学院于2026年10月9日前，将《2020—2025年立项且结项项目档案汇总表》和档案纸质材料，提交至科研处506办公室；电子档（pdf格式）发送至指定邮箱，电子档材料命名格式为：项目编号+项目负责人。

   联系人：王欣

   联系电话：81973963

   电子邮箱：hjkyc2024@163.com

                                                         科研处

                                                   2026年9月22日